La falta de estrategia de datos dispara el dark data en las empresas: cómo transformar este fenómeno en ventaja competitiva

En un momento en que las organizaciones generan datos a un ritmo sin precedentes, muchas empresas se enfrentan a un problema creciente: almacenan información que nunca llegan a utilizar. Este fenómeno, conocido como dark data, representa una oportunidad perdida, o un riesgo, en igual medida. La raíz del problema suele estar en la falta de una estrategia clara de gestión y gobierno del dato, lo que provoca que la información se acumule sin control, multiplicando los costes de almacenamiento, incrementando los riesgos de seguridad y dificultando la toma de decisiones basada en datos fiables. Ante este escenario, knowmad mood, multinacional tecnológica líder en soluciones de transformación digital, pone el foco en este reto y aporta claves para convertir ese “tesoro oculto” en valor real.

El dark data agrupa todos aquellos datos que una organización recopila en el curso de sus actividades habituales, desde correos electrónicos, documentos, metadatos, hasta copias de seguridad e interacciones del cliente, pero que luego no se analizan ni se usan para toma de decisiones o estrategias de negocio. Según una encuesta realizada por IBM, más de la mitad de los datos de las empresas podrían entrar en la categoría de dark data. En muchos casos, un tercio de las organizaciones indican que el 75% o más de sus datos almacenados son “oscuros”.

¿Por qué se acumula dark data?

El crecimiento del dark data no es fruto del azar. La aceleración de la digitalización, el aumento exponencial de información generada en todos los procesos corporativos y la falta de una estrategia sólida de gestión del dato han creado la situación perfecta para que mucha información quede fuera del radar. En muchas organizaciones, los datos se generan más rápido de lo que se pueden clasificar, y esto provoca que se acumulen sin criterios claros de uso. Como resultado, buena parte de los datos acaban almacenados en repositorios dispersos, sin visibilidad, limitando la capacidad de obtener insights y aumentando riesgos operativos y de seguridad. Por ello, knowmad mood destaca las siguientes causas por las que las empresas acumulan dark data sin procesar:

• Silos de datos y sistemas fragmentados: distintos departamentos recogen y almacenan su información de forma aislada, sin integrar en un sistema común, lo que dificulta su visibilidad y uso.
• Falta de estrategia de datos o gobierno de la información: muchas organizaciones aún no han definido políticas claras de clasificación, retención, etiquetado o uso de los datos.
• Conveniencia del coste de almacenamiento: con soluciones de almacenamiento cada vez más baratas y abundantes, muchas empresas optan por guardar todo por si acaso, sin un plan real de análisis.
• Datos no estructurados o difíciles de procesar: correos, documentos, registros de logs, etc., no siempre están en un formato que las herramientas tradicionales puedan procesar.
• Obsolescencia, desorganización o desconocimiento: a veces simplemente no se sabe lo que hay almacenado; los datos pueden quedar olvidados, sin responsable y sin acceso fácil.

Los desafíos de no gestionar el dark data y por qué ya no se puede ignorar

A medida que las organizaciones dependen cada vez más de los datos para competir, innovar y garantizar su seguridad, ignorar estos volúmenes invisibles se convierte en un riesgo estratégico. Las empresas operan en un entorno donde las decisiones deben ser rápidas y basadas en información fiable; sin embargo, cuando una parte sustancial del dato permanece oculta, desestructurada o sin catalogar, se generan puntos ciegos que afectan directamente a la eficiencia, la ciberseguridad y la capacidad de anticiparse a nuevas oportunidades.

• Costes innecesarios de almacenamiento e infraestructura: mantener volúmenes crecientes de datos sin valor visible puede suponer millones de dólares anuales en gasto, según Veritas Technologies.
• Riesgos de seguridad y cumplimiento: esos datos olvidados pueden contener información sensible, confidencial o regulada, lo que los convierte en un objetivo atractivo para ciberataques, fugas de información o incumplimientos normativos.
• Pérdida de oportunidades estratégicas: al no analizar esos datos, las empresas dejan de lado información valiosa sobre clientes, operaciones, comportamientos, tendencias, que podrían ser clave para tomar decisiones.
• Decisiones basadas en información incompleta: los análisis, informes y estrategias se basan solo en una fracción de los datos reales, lo que puede llevar a conclusiones sesgadas o erróneas.

Cómo transformar el dark data en ventaja competitiva

Las organizaciones pueden convertir ese riesgo en una ventaja real, por lo que knowmad mood propone un enfoque estructurado, basado en personas, procesos y tecnologías:

• Inventario y catalogación de datos: identificar qué datos se tienen, dónde están, en qué formato, y si aportan valor potencial.
• Gobierno de datos y políticas claras: definir reglas de retención, clasificación, uso, acceso y eliminación.
• Tecnología adecuada: implantar herramientas de gestión documental (ECM), procesos ETL, soluciones de metadata management y calidad de datos.
• IA y Machine Learning: para analizar datos no estructurados (emails, logs, documentos, etc), detectar patrones, anomalías y oportunidades, lo que puede permitir convertir el dark data en insights accionables.
• Cultura de datos y capacitación interna: fomentar que los equipos entiendan el valor de los datos y se responsabilicen de su gestión.

“El dark data no es un problema puntual, sino un desafío estructural que muchas organizaciones desconocen y que, probablemente, limita su capacidad de innovación y eficiencia. En knowmad mood estamos convencidos de que sólo mediante una estrategia consciente de gobernanza de datos, acompañada de tecnología inteligente y talento preparado, las empresas podrán transformar esa masa de datos invisibles en decisiones más inteligentes, procesos más eficientes y ventajas competitivas reales”, declara Alejandro Morales, Senior Data & IA Strategy and Governance en knowmad mood.